Politika privatnosti

1. Uvodne odredbe

Sukladno Uredbi (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Službeni list Europske unije L 119, 4.5.2016., („Opća uredba“), AZIKUS d.o.o., sa sjedištem u Zagrebu, Ulica Brune Bušića 5, OIB: 56890938490 („Azikus“) izradilo je ovu Politiku privatnosti radi pružanja informacija o načinu prikupljanja, korištenja i zaštite osobnih podataka korisnika platforme za praćenje i nadzor građevinskih projekata Conpad („aplikacija Conpad“) i drugih ispitanika. Ova Politika privatnosti primjenjuje se jednako na web i mobilnu aplikaciju Conpad te na sve module, neovisno o uređaju putem kojeg se pristupa. Pozivanje na aplikaciju Conpad u ovoj Politici obuhvaća i web i mobilnu verziju.

Kada se u ovoj Politici privatnosti spominje Azikus, misli se na subjekt koji, ovisno o prirodi obrade osobnih podataka, djeluje kao voditelj obrade ili izvršitelj obrade osobnih podataka.

U odnosu na osobne podatke koje klijenti i njihovi ovlašteni korisnici unose, pohranjuju, organiziraju ili na drugi način obrađuju putem Conpad platforme u svrhu korištenja usluga („Korisnički sadržaj“), klijent djeluje kao voditelj obrade, dok Azikus djeluje kao izvršitelj obrade te obrađuje osobne podatke isključivo u ime i prema uputama klijenta, u svrhu pružanja i održavanja usluga platforme.

Klijent može, putem aplikacije pregledavati, mijenjati, dijeliti, izvoziti i brisati Korisnički sadržaj te na drugi način određivati svrhu i sredstva obrade osobnih podataka.

Azikus djeluje kao voditelj obrade za osobne podatke koji se obrađuju u svrhu upravljanja poslovnim odnosom s klijentima i korisnicima, administracije korisničkih računa, naplate, sigurnosti sustava, korisničke podrške, komunikacije s klijentima te ispunjavanja zakonskih i regulatornih obveza. Ti se podaci u ovoj Politici privatnosti označavaju kao „Ostali podaci” te je u odnosu na njih Azikus voditelj obrade.

2. Definicije

“Osobni podaci” znači svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi („ispitanik”);

“Ispitanik” je pojedinac čiji se identitet može utvrditi izravno ili neizravno, osobito uz pomoć identifikatora kao što su: ime, identifikacijski broj, podaci o lokaciji, mrežni identifikator ili uz pomoć jednog ili više čimbenika svojstvenih za fizički, fiziološki, genetski, mentalni, ekonomski, kulturni ili socijalni identitet tog pojedinca;

“Obrada” označava svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje;

“Povreda osobnih podataka” označava kršenje sigurnosti koje dovodi do slučajnog ili nezakonitog uništenja, gubitka, izmjene, neovlaštenog otkrivanja ili pristupa osobnim podacima koji su preneseni, pohranjeni ili na drugi način obrađivani;

“Primatelj” je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana;

“Privola” ispitanika je svako dobrovoljno, posebno, informirano i nedvosmisleno izražavanje želja ispitanika kojim on izjavom ili jasnom potvrdnom radnjom daje pristanak za obradu osobnih podataka koji se na njega odnose;

“Treća strana” je fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje nije ispitanik, Voditelj obrade, Izvršitelj obrade ni osobe koje su ovlaštene za obradu osobnih podataka pod izravnom nadležnošću, voditelja obrade ili izvršitelja obrade;

“Klijent“ je svaka fizička ili pravna osoba, s kojom Azikus sklopi ili stupi u pregovore o sklapanju ugovora o korištenju aplikacije Conpad ili koja se Azikusu obrati s bilo kojim drugim upitom ili zahtjevom vezanim uz aplikaciju Conpad ili predmet poslovanja Azikusa.

3. Načela obrade osobnih podataka

Voditelj obrade usvaja sljedeća načela kojih će se držati prilikom obrade osobnih podataka:

Načelo zakonitosti, poštenosti i transparentnosti obrade: svaka obrada osobnih podataka treba biti u skladu s određenim pravnim temeljem, a pojedincima se omogućuje informiranost o postupku obrade i njegovim svrhama, te je Voditelj obrade obvezan ispitaniku pružiti sve dodatne informacije neophodne za osiguravanje poštene i transparentne obrade uzimajući u obzir posebne okolnosti i kontekst obrade osobnih podataka;

Načelo ograničavanja svrhe: osobni podaci trebaju biti prikupljeni u posebne, izričite i zakonite svrhe te se dalje ne smiju obrađivati na način koji nije u skladu s tim svrhama; ali je moguća daljnja obrada u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe;

Načelo smanjenja količine podataka: osobni podaci moraju biti primjereni, relevantni i ograničeni na ono što je nužno u odnosu na svrhe u koje se obrađuju;

Načelo točnosti: osobni podaci moraju biti točni i prema potrebi ažurni; mora se poduzeti svaka razumna mjera radi osiguravanja da se osobni podaci koji nisu točni, uzimajući u obzir svrhe u koje se obrađuju, bez odlaganja izbrišu ili isprave;

Načelo ograničenja pohrane: osobni podaci moraju biti čuvani u obliku koji omogućuje identifikaciju ispitanika samo onoliko dugo koliko je potrebno u svrhe radi kojih se osobni podaci obrađuju; na dulja razdoblja čuvanja su moguća samo ako će se osobni podaci obrađivati isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe znanstvenog ili povijesnog istraživanja ili u statističke svrhe uz provedbu primjerenih mjera zaštite propisanih Općom uredbom;

Načelo cjelovitosti i povjerljivosti: osobni podaci moraju biti obrađivani na način kojim se osigurava odgovarajuća razina sigurnosti, uključujući zaštitu od neovlaštene ili nezakonite obrade te od slučajnog gubitka, uništenja ili oštećenja;

Načelo pouzdanosti: Voditelj obrade je odgovoran za poštivanje prethodno navedenih načela, što mora biti u mogućnosti dokazati.

4. Osobni podaci koji se prikupljaju i svrha obrade

Osobni podaci koje Azikus prikuplja, generira i obrađuje za vlastite svrhe, radi uspostavljanja, pružanja, održavanja i zaštite usluga te upravljanja poslovnim odnosom, i u odnosu na koje Azikus sam određuje svrhu i sredstva obrade te djeluje kao voditelj obrade. Osobni podaci koje Azikus prikuplja osobito uključuju: a) registracijske podatke i podatke o korisničkom računu (ime i prezime, adresa e-pošte, broj mobitela te podaci o pripadnosti korisnika društvu/poslodavcu korisnika); b) podatke o pretplati te podatke potrebne za naplatu i administraciju poslovnog odnosa s Klijentom; c) pristupne podatke i podatke potrebne za provjeru vjerodostojnosti korisnika; d) tehničke podatke i zapise nastale korištenjem aplikacije (primjerice IP adresa, podaci o uređaju te pristupni i sigurnosni zapisi), koje Azikus obrađuje radi sigurnosti, integriteta i unaprjeđenja usluge; e) podatke prikupljene u okviru korisničke podrške i servisne komunikacije.

Osobni podaci koje Azikus prikuplja ne obuhvaćaju Korisnički sadržaj, koji Azikus obrađuje isključivo kao izvršitelj obrade po uputama klijenta.

Svrha obrade ovih osobnih podataka je omogućavanje korištenja aplikacije Conpad te omogućavanje registracije i upravljanja korisničkim računom, pružanje korisničke podrške, upravljanje ugovornim odnosom, sigurnost i održavanje sustava.

Korisnici aplikacije mogu putem Conpad aplikacije unositi i obrađivati Korisnički sadržaj, odnosno osobne podatke povezane s projektima, uključujući podatke o sudionicima projekta, zaposlenicima, izvođačima, nadzoru, prijavljenim nedostacima, fotografijama i drugoj projektnoj dokumentaciji. U odnosu na navedene podatke, Klijent koji koristi Conpad aplikaciju nastupa kao voditelj obrade, dok Azikus djeluje isključivo kao izvršitelj obrade te obrađuje podatke isključivo prema uputama Klijenta.

5. Pravne osnove za obradu osobnih podataka:

Korisnički sadržaj Azikus obrađuje isključivo po uputama Klijenta, u svrhu pružanja i održavanja usluga Conpad aplikacije. Pravnu osnovu za obradu Korisničkog sadržaja određuje Klijent kao voditelj obrade.

Pravne osnove navedene u nastavku odnose se na Osobne podatke koje Azikus prikuplja, za koje je Azikus voditelj obrade.

Osobni podaci navedeni pod točkom 4., osim Korisničkog sadržaja, obrađuju se jer je obrada nužna za omogućavanje korištenja aplikacije Conpad, upravljanje korisničkim računima, sudjelovanje korisnika na projektima te radi poduzimanja radnji na zahtjev korisnika prije korištenja aplikacije, odnosno sklapanja i izvršavanja ugovora.

Voditelj obrade može obrađivati osobne podatke i na temelju legitimnog interesa, kada je takva obrada nužna za osiguravanje funkcionalnosti, sigurnosti i unapređenja aplikacije, osim kada su od tih interesa jači interesi ili temeljna prava i slobode ispitanika koji zahtijevaju zaštitu osobnih podataka.

U svim ostalim slučajevima Voditelj obrade zatražit će privolu ispitanika za prikupljanje i obradu osobnih podataka, pri čemu će svrha obrade biti jasno navedena. Ispitanik u svakom trenutku može povući privolu. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade provedene prije njezina povlačenja.

6. Primatelji osobnih podataka i izvršitelji obrade osobnih podataka

Ako to nalaže svrha obrade osobnih podataka ili postoji takva pravna obveza, u određenim slučajevima Voditelj obrade otkriva (prosljeđuje) osobne podatke drugim fizičkim ili pravnim osobama, tijelima javne vlasti, agencijama ili drugim tijelima. U svim ostalim slučajevima Voditelj obrade ne otkriva trećim stranama osobne podatke kojima raspolaže.

Radi potpune transparentnosti u nastavku slijedi prikaz kategorija primatelja pojedinih osobnih podataka kojima raspolaže Voditelj obrade:

• pružateljima IT usluga, hosting usluga i održavanja sustava;
• pružateljima usluga pohrane podataka i cloud infrastrukture;
• vanjskim računovodstvenim i administrativnim servisima;
• poslovnim partnerima i korisnicima uključenima u projekt kada je to nužno za korištenje aplikacije Conpad
• poslovnim partnerima Voditelja obrade ako je to nužno radi izvršavanja redovnih poslova u okviru djelatnosti Voditelja obrade;
• tijelima javne vlasti kad postoji takva pravna obveza.

Osobni podaci pohranjuju se unutar Europske unije. Ako bi došlo do prijenosa osobnih podataka u treće zemlje izvan Europske unije odnosno Europskog gospodarskog prostora, takav pijenos provest će se samo uz primjenu odgovarajućih zaštitnih mjera u skladu s poglavljem V. Opće uredbe (primjerice na temelju odluke o primjerenosti ili standardnih ugovornih klauzula).

Pristup osobnim podacima imaju isključivo ovlaštene osobe Azikusa, sukladno dodijeljenim ovlastima i svrsi obrade.

7. Mjere zaštite osobnih podataka

Voditelj obrade poduzima sljedeće tehničke i organizacijske mjere i postupke za zaštitu osobnih podataka:

• 1. Osobni podaci čuvaju se u elektroničkom obliku.
• 2. Elektronički podaci pohranjuju se na informatičke medije uporabom metoda koje jamče sigurnost i tajnost tako pohranjenih osobnih podataka (putem lozinke, dodjele prava pristupa podacima i drugih oblika zaštite).
• 3. Osobe zadužene za obradu osobnih podataka dužne su poduzeti tehničke, kadrovske i organizacijske mjere zaštite osobnih podataka koje su potrebne da bi se osobni podaci zaštitili od slučajnog gubitka ili uništenja, od nedopuštenog pristupa ili nedopuštene promjene, nedopuštenog objavljivanja i svake druge zlouporabe.
• 4. Podaci se pohranjuju u bazama podataka koje su standardno zaštićene enkripcijom u mirovanju (encryption at rest). Sustav također automatski izrađuje sigurnosne kopije (backup) podataka radi osiguranja dostupnosti i oporavka u slučaju incidenta.
• 5. Pristup osobnim podacima omogućen je isključivo ovlaštenim osobama te je ograničen sukladno poslovnim potrebama i korisničkim ovlastima.
• 6. Brisanje, uništavanje odnosno prestanak čuvanja osobnih podataka koji se vode u elektroničkom obliku, izvršava se trajnim brisanjem podataka sa svih elektroničkih medija koji služe za elektroničku pohranu istih.

8. Vrijeme pohrane osobnih podataka

Osobni podaci koje Azikus prikuplja pohranjuju se onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe za koju su prikupljeni, u pravilu za trajanja poslovnog odnosa s Klijentom te nakon toga u rokovima propisanima primjenjivim propisima (osobito računovodstveni i porezni rokovi te rokovi zastare za eventualna potraživanja), osim ako je duže razdoblje čuvanja propisano zakonom ili nužno radi ispunjenja pravnih obveza. Korisnički sadržaj Azikus čuva po uputama Klijenta i za vrijeme korištenja usluge aplikacije Conpad u okviru projekta, kako je opisano u nastavku. Ostale podatke Azikus čuva onoliko dugo koliko je nužno za navedene svrhe te sukladno primjenjivim zakonskim rokovima čuvanja.

Svaki projekt u aplikaciji Conpad može trajati određeno razdoblje, ovisno o trajanju građevinskog projekta. Korisnik s administratorskim ovlastima može označiti projekt kao završen, čime se onemogućava daljnje aktivno uređivanje podataka, dok ostaje omogućeno pregledavanje podataka.

Nakon završetka projekta, administrator može projekt arhivirati, pri čemu se generira arhiva projekta u .zip formatu koja može sadržavati izvoz podataka (npr. zahtjeva, nedostataka i drugih obrazaca) u PDF obliku te pripadajuće privitke i tablične popise.

Arhivirani projekt može se zadržati u sustavu ili izbrisati od strane administratora licence. Brisanjem projekta on postaje nedostupan u aplikaciji svim korisnicima, uključujući pristup podacima. U odnosu na pravne obveze pohrane osobnih podataka, Voditelj obrade obvezno postupa sukladno važećim propisima primjenjivih na predmet poslovanja neophodnih za rad aplikacije.

9. Prava ispitanika

Voditelj obrade osigurava ostvarivanje sljedećih prava osobama čijim osobnim podacima raspolaže (članci 12. – 22. Opće uredbe):

• A. Pristup osobnim podacima i dodatnim informacijama;
• B. Pravo na ispravak podataka;
• C. Pravo na brisanje ("Pravo na zaborav");
• D. Pravo na ograničenje obrade podataka;
• E. Pravo na prenosivost podataka;
• F. Pravo na prigovor;

Pored navedenih prava koje ispitanik ostvaruje prema Voditelju obrade, ispitanik ima pravo na prigovor nadležnom tijelu. U Republici Hrvatskoj nadležno tijelo je Agencija za zaštitu osobnih podataka. Kontakt podaci: Agencija za zaštitu osobnih podataka, Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb; e-pošta: azop@azop.hr; mrežna stranica: www.azop.hr.

A. Pristup osobnim podacima i dodatnim informacijama:

Voditelj obrade dužan je na njegov zahtjev ispitaniku pružiti informacije obrađuju li se osobni podaci koji se odnose na njega te ako se takvi osobni podaci obrađuju, osigurati pristup osobnim podacima, kao i informacije, između ostalog, o obrađenim osobnim podacima, o svrsi obrade, razdoblju pohrane ili kriterijima korištenima za utvrđivanje tog razdoblja, eventualnom iznošenju u treće zemlje i druge informacije sukladno odredbama Opće uredbe.

U tom slučaju Voditelj obrade osigurava primjerak osobnih podataka koji se obrađuju, a tiču se predmetnog ispitanika. Za sve dodatne primjerke koje zatraži ispitanik Voditelj obrade može naplatiti razumnu naknadu na temelju administrativnih troškova. Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem, kao i u drugim slučajevima osim ako ispitanik zatraži drukčije, informacije se pružaju u uobičajenom elektroničkom obliku.

Pravo na dobivanje primjerka obrađivanih osobnih podataka ne smije imati negativan utjecaj na prava i slobode drugih osoba.

B. Pravo na ispravak podataka:

Voditelj obrade dužan je ispitaniku, na njegov zahtjev, omogućiti ispravak netočnih osobnih podataka koji se na njega odnose te ispitanik ima pravo dopuniti nepotpune osobne podatke, između ostalog i davanjem dodatne izjave.

C. Pravo na brisanje ("pravo na zaborav"):

Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi brisanje osobnih podataka koji se na njega odnose te Voditelj obrade ima obvezu obrisati osobne podatke bez nepotrebnog odgađanja ako je ispunjen barem jedan od sljedećih uvjeta:

• osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhu obrade;
• ispitanik je povukao privolu za obradu, ako ne postoji druga pravna osnova za obradu predmetnih osobnih podataka;
• ispitanik uloži prigovor na obradu u skladu s člankom 21. stavkom 1. Opće Uredbe, a ne postoje jači legitimni razlozi za obradu predmetnih osobnih podataka;
• osobni podaci su nezakonito obrađeni;
• osobni podaci moraju se brisati radi poštovanja pravne obveze koja proizlazi iz prava Europske unije ili hrvatskog prava;
• osobni podaci prikupljeni su u vezi s ponudom usluga informacijskog društva iz članka 8. stavka 1. Opće uredbe.

D. Pravo na ograničenje obrade podataka:

Ispitanik ima pravo od Voditelja obrade ishoditi ograničenje obrade osobnih podataka koji se na njega odnose ako je ispunjeno jedno od sljedećeg:

• ispitanik osporava točnost osobnih podataka, na razdoblje kojim se Voditelju obrade omogućuje provjera točnosti osobnih podataka;
• obrada je nezakonita i ispitanik se protivi brisanju osobnih podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe;
• Voditelj obrade više ne treba osobne podatke za potrebe obrade, ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva;
• ispitanik je uložio prigovor na obradu osobnih podataka temeljem članka 21. stavka 1. Opće uredbe, očekujući potvrdu nadilaze li legitimni razlozi Voditelja obrade razloge na strani ispitanika;
• ako je obrada na opisani način ograničena, predmetni osobni podaci smiju se obrađivati samo uz privolu ispitanika, uz iznimku pohrane takvih osobnih podataka, ili za postavljanje, ostvarivanje ili obranu pravnih zahtjeva ili zaštitu prava druge fizičke ili pravne osobe ili zbog važnog javnog interesa Europske unije ili države članice.

Ispitanika koji je ishodio ograničenje obrade svojih osobnih podataka Voditelj obrade izvješćuje prije nego što ograničenje obrade bude ukinuto.

E. Pravo na prenosivost:

Ispitanik ima pravo zaprimiti svoje osobne podatke koje je od njega prikupio Voditelj obrade, u strukturiranom obliku te u uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te ima pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade bez ometanja od strane Voditelja obrade, pod uvjetom da se obrada provodi automatiziranim putem, a temelji se na danoj privoli ili ugovornoj obvezi.

F. Pravo na prigovor:

Ispitanik ima pravo uložiti prigovor na svaku obradu osobnih podataka koja se temelji na postojanju legitimnog interesa Voditelja obrade i obradu koja je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa ili pri izvršavanju službene ovlasti Voditelja obrade (uključujući izradu profila).

U slučaju uloženog prigovora, Voditelj obrade ne smije više obrađivati osobne podatke ispitanika, osim ako dokaže da legitimni razlozi Voditelja obrade za obradu osobnih podataka nadilaze interese ispitanika, ili je obrada važna radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva.

Ostvarivanje prava ispitanika

Ispitanik zahtjeve za ostvarenje prava podnosi usmenim ili pisanim putem, uključujući elektroničku komunikaciju na kontakt podatke navedene u točki 10. ove Politike privatnosti. Ako ispitanik podnese zahtjev koji se odnosi na bilo koje od gore navedenih prava ispitanika, Voditelj obrade će razmotriti svaki takav zahtjev u skladu sa primjenjivim pravilima o zaštiti osobnih podataka. U mjeri u kojoj se zahtjev odnosi na Korisnički sadržaj, ispitanik svoja prava ostvaruje prema Klijentu kao voditelju obrade, a Azikus kao izvršitelj obrade pruža Klijentu razumnu pomoć u postupanju po takvom zahtjevu.

Ako Voditelj obrade ima opravdane sumnje u pogledu identiteta pojedinca koji podnosi zahtjev za ostvarivanje prava, može u tom slučaju zatražiti pružanje dodatnih informacija neophodnih za potvrđivanje identiteta ispitanika.

Voditelj obrade ispitaniku na njegov zahtjev pruža informacije o poduzetim radnjama bez nepotrebnog odgađanja i u svakom slučaju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva. Taj se rok može prema potrebi produljiti za dodatna dva mjeseca, uzimajući u obzir složenost i broj zahtjeva. Voditelj obrade obavješćuje ispitanika o svakom takvom produljenju u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva, zajedno s razlozima odgađanja. Ako ispitanik podnese zahtjev elektroničkim putem, informacije se pružaju elektroničkim putem ako je to moguće, osim ako ispitanik zatraži drugačije.

Ako su zahtjevi ispitanika očito neutemeljeni ili pretjerani, osobito zbog njihova učestalog ponavljanja, Voditelj obrade može naplatiti razumnu naknadu uzimajući u obzir administrativne troškove pružanja informacija ili obavijesti ili postupanje po zahtjevu; ili odbiti postupiti po zahtjevu.

10. Kontakt podaci

Za sva pitanja vezana uz obradu osobnih podataka i ostvarivanje prava ispitanika, slobodno nam se obratite putem sljedećih kontakt podataka:

AZIKUS d.o.o.

Grad Zagreb, Ulica Brune Bušića 5 e-mail: contact@azikus.com

11. Završne odredbe

Politika privatnosti objavljuje se na internetskoj stranici Voditelja obrade.

Politika privatnosti stupa na snagu danom objave.

Sve eventualne izmjene i/ili dopune odredaba Politike privatnosti objavit će se na jednak način. Iz tog je razloga potrebno redovito provjeravati aktualnost njezinih odredba, kako bi klijenti Voditelja obrade bili na odgovarajući način upoznati sa svojim pravima i obvezama.

U Zagrebu, dana 08.06.2026. godine